PAPYRUS WERKT AAN WINKEL MET PERSOONLIJK KARAKTER

"Snelheid en goede communicatie zijn voor ons uiterst belangrijk"

Twaalf jaar terug stapte Steven Dermaut in het Papyrus verhaal van zijn broer Bert en samen hebben ze in Avelgem en Tielt twee identieke winkels. Steven wil een winkel creëren met een sterke persoonlijke touch. Dat door middel van goede communicatie, snelheid en een goed contact met de klant. Anderhalf jaar terug werd de winkel volledig heringericht en recent werden copy- en het printgedeelte sterk uitgebreid met enkele nieuwe machines. “Snelheid is voor ons heel erg belangrijk, en daarvoor zijn de nodige investeringen nodig", vindt Steven Dermaut.

WIE IS PAPYRUS?

Een tweede winkel

Het oorspronkelijke Papyrus idee is er een van Bert Dermaut, broer van Steven. Hij begon twintig jaar geleden een winkel met kantoorartikelen en speelgoed in Avelgem. Steven Dermaut hielp graag een handje mee achter de schermen van Papyrus Avelgem.

“Het familiale karakter van de winkel was dusdanig goed dat ik graag ging helpen in de zaak. Het ondernemerschap begon te kriebelen, en samen kwamen we op het idee om een tweede winkel op een andere locatie op te starten. Twaalf jaar terug heb ik de sprong gewaagd in Tielt. Op dat moment is ook het nieuwe logo in het leven geroepen en hebben we een productanalyse doorgevoerd. Zo hebben we beslist het gamma speelgoed af te bouwen. Ik heb enorm veel te danken aan mijn broer, hij heeft mij van a tot z begeleid. Op dit moment hebben we twee identieke winkels: één in Avelgem en één in Tielt", steekt Steven Dermaut van wal.

Specialisatie

“De opening van de tweede winkel betekende een doorstart voor Papyrus. Zelfs in die mate dat onze vrouwen mee zijn gestapt in het Papyrus avontuur. Op dat moment zijn we de zaken grondig gaan reorganiseren. Iedere partner kreeg een specifieke taak toegewezen. Bert ontfermt zich over de aankoop van de artikelen, mijn schoonzus neemt de fiscaliteit voor haar rekening, mijn vrouw specialiseert zich in wenskaarten, kleurkeuzes etc. en ik ben verantwoordelijk voor het machinepark en ICT. Marketing en beursbezoeken proberen we in de mate van het mogelijke in groep te doen", vertelt Steven.

Wisselwerking

Ook naar stockvoorraden toe is de wisselwerking een interessant gegeven. Zo kunnen voorraden zonder verlies aan elkaar worden doorgegeven. “Beide winkels vallen onder één geheel, zijnde Papyrus. Bij stockoverschot in de ene winkel kan de andere winkel daar baat bij hebben. We zijn wel dusdanig gescheiden dat impulsieve beslissingen de andere afdeling niet kunnen schaden. Goede afspraken zorgen voor een goede samenwerking."

Persoonlijk karakter

“Iedereen kent Riet of Steven in Tielt en Bert Michèle in Avelgem, we komen ook zo naar buiten. Op social media betrekken we graag onze familie. Mijn vrouw Riet heeft tevens een eigen Facebook en Instagram item onder de noemer mijn FavoRiet, waar ze een bepaald product even in de spotlights zet. Dat draagt allemaal bij aan het persoonlijke karakter dat we willen creëren."

PAPYRUS
Adres Avelgem:
Oudenaardsesteenweg 3
8580 Avelgem

Adres Tielt:
Kortrijkstraat 51
8700 Tielt

VERBOUWINGEN

Anderhalf jaar terug veranderde Papyrus de inrichting van de winkel. De winkel combineert industriële met warme elementen. “De vloer geeft een industrieel karakter aan de zaak, maar dat wordt gebroken door de warmte van de houtelementen. We hebben knusse hoekjes gemaakt waar mensen kunnen snuisteren in de producten zonder lastiggevallen te worden. Dat was vroeger helemaal niet het geval. We hebben alles van 0 weer opgebouwd."

INVESTERINGEN

Papyrus probeert steeds mee te zijn met de nieuwigheden inzake copy en print. De zaak wordt uitgebreid om nieuwe printinstallaties in onder te brengen. “We hebben net geïnvesteerd in een nieuw machinepark om nog sneller allerhande drukwerk te kunnen afleveren, zonder aan kwaliteit in te boeten. Onze zoektocht naar een nieuwe machine was er een met twee parameters: kwaliteit en snelheid", zegt Steven.
Papyrus wil vooral de internetbedrijven in print en copy's een stapje voor zijn. “Internet is zeker te pakken in snelheid, vandaar ook de investering in snellere machines. Mensen bellen in de voormiddag om hun drukwerk in de namiddag al te komen ophalen, dat is een service die internetbedrijven niet kunnen bieden." Bij de verbouwingen werd er rekening gehouden met verschillende kassa's. Dat heeft Papyrus niet zomaar in het leven geroepen. “We hebben een kassa voor de winkel an sich, maar evengoed voor alleen het copygedeelte. Enerzijds voor de snelheid, anderzijds voor de vertrouwensrelatie. Mensen komen soms vertrouwelijke documenten kopiëren, dan is het altijd aan te raden om een apart hoekje te hebben om hen daarin te begeleiden."

VERANDERINGEN IN DE MARKT

Steven ziet de markt gunstig evolueren en is positief voor de toekomst. “De papierbranche is met een revival bezig. We keren zeker niet meer terug naar de tijd waar alles op papier werd gezet, maar de combinatie van digitaal en papier is op het punt gekomen dat ze perfect naast elkaar kunnen fungeren en elkaar zelfs kunnen aanvullen.
De jeugd die vroeger alles digitaal deed, ontdekt nu opnieuw de wenskaart en vindt dat opnieuw speciaal. Het vluchtige karakter van het volledige onlinegebeuren is te veel aan het inburgeren, waardoor mensen op zoek gaan naar een persoonlijk alternatief."

KLANTEN ONTZORGEN

Beide winkels voelen dat de klant af wil van al het zoekwerk, en proberen de zoekfunctie van de klant over te nemen. “Hebben de klanten een vraag, dan geven we instant een eerlijk antwoord. Wij proberen het zoekwerk voor onze rekening te nemen en de klant een keuze aan te bieden van enkele producten. We willen van de factor 'zoeken' af. Dat lukt, maar vraagt enorm veel energie. We maken het onderscheid dat we de klant niet aan zijn lot overlaten in zijn zoektocht naar zijn ideale product. We begeleiden en hernemen samen met de klant. Dat is onze filosofie."
Daarnaast helpt het softwaresysteem mee in het ontzorgen van de klant. “Een goeie database is goud waard. Ons softwaresysteem werkt heel eenvoudig: het houdt elk kassaticket bij en kan op naam worden gezet. Zo kunnen we zien welke klant met welke frequentie zaken aankoopt", vervolledigt Steven.

“Het persoonlijke karakter van de winkel is voor ons erg belangrijk"

ONLINEVERHAAL

Het onlineverhaal staat nog niet volledig op de rails, maar is voor Papyrus geen prioriteit. “We moeten misschien nog iets meer werken aan het onlinegedeelte, maar dat moeten we niet gaan pushen. Het is een mes dat snijdt aan twee kanten. We merken dat mensen de producten online bekijken, om ze achteraf te komen halen in de winkel. Daardoor scheert onze onlineomzet geen hoge toppen, maar verkopen we wel de producten."

WELKE PRODUCTEN ZIJN HET BELANGRIJKST?

De winkel steunt op vier pijlers: copy, gifts, cards en office. Producten die geen voeling hebben met een van deze pijlers,  wil Steven

niet aanbieden. Omzetgewijs staan de pijlers copy en cards op nummer 1, kort gevolgd door gifts en office. “We proberen de pieken en dalen met behulp van de verschillende segmenten te nivelleren. Dat zorgt ook voor een continuïteit in ons werk. Om een voorbeeld te geven: in september hebben we een daling in het giftsgedeelte, maar dat vangen we op met de piek in het copygedeelte. Juli is voor ons een minder goede maand. Alles valt stil: de school stopt, er zijn verlofperiodes en er zijn geen speciale feestdagen. Die kalmere juli-periode is een uitgelezen moment om ons voor te bereiden op de drukkere augustusperiode. Je moet namelijk goed op de hoogte zijn van wat er belangrijk is en wat de trends zijn."

GRAVUREN

Officeproducten kunnen volgens Steven makkelijk omgetoverd worden tot gifts. Daar zijn gravuren een uitgelezen tool voor. “Als we voelen dat voor de klant de pen of schaar een heel persoonlijk verhaal heeft, bieden wij graag de kans om daarin iets te laten graveren. Mensen zijn daar enorm voor te vinden. Het graveren is begonnen met schrijfwaren, maar bijvoorbeeld ook scharen of messen kunnen perfect gegraveerd worden. We doen de diamantgravuren in huis."
Ook in dit segment wil Papyrus kort op de bal spelen. “Als mensen op zaterdag een gegraveerde balpen komen vragen om die op zondag al cadeau te doen, dan is dat geen enkel probleem. Eindejaars- en Vaderdagsperiodes zijn absolute hoogdagen voor dit segment. Gemiddeld kosten de gravuren 7,5 euro per stuk, dat is niet onoverkomelijk voor de klant, maar biedt wel mooie marges."

"We maken het onderscheid dat we de klant niet aan zijn lot overlaten in zijn zoektocht naar zijn ideale product. We begeleiden en hernemen samen met de klant. Dat is onze filosofie"

WENSKAARTEN

“We merken een constante verkoop in wenskaarten, waar het vroeger meer in pieken en dalen was. Hoe komt dat? Fabrikanten komen nu ook met molens en wenskaarten op de markt voor gevoelige onderwerpen. Iemand die kanker heeft, iemand die een ongeval heeft gehad of iemand met een persoonlijk verlies zijn thema's die vroeger nooit werden aangedaan, maar nu geregeld naar voren komen. Een kaart kan een drempel overwinnen om toch een persoonlijke boodschap aan iemand mee te delen zonder echt in dialoog te moeten gaan. In deze moet je mensen wel begeleiden, want soms zouden ze verkeerde keuzes kunnen maken. Je moet ze ook wel durven verkopen, het zijn onderwerpen waar men niet vrolijk van wordt."

BLIJVEN BIJLEREN EN VERANDEREN

Steven steelt graag met de ogen. Hij bezoekt vaak andere winkels en kijkt hoe zij de zaken aanpakken. “Dat is niet altijd in onze sector, ook uit andere branches probeer ik iets op te steken. In andere sectoren zie je vaak opmerkelijke kruisbestuivingen die eventueel interessant kunnen zijn voor onze eigen winkel. Je bent nooit te oud om bij te leren en we moeten steeds attent blijven. Zo zien we een directe aanpassing van de omzetcijfers wanneer we bijvoorbeeld de etalage veranderen. We hebben bepaalde plaatsen in de winkel waarvan we weten dat die de ideale plaats zijn om iets te verkopen. Onze inkom is een plaats die omzetmatig een gigantisch succes is. Er is geen enkele vierkante meter in onze winkel die beter verkoopt dan onze inkomruimte. Daar moet je ook uit leren. Als een molen in de inkom niet goed scoort na één dag, dan moet je die meteen vervangen. Dat is een teken dat die molen niet goed zal scoren. We proberen ook een zekere rotatie in onze molens te krijgen, geen enkele molen blijft zeven dagen op dezelfde plaats staan. Zo hebben de mensen ook altijd de indruk dat er nieuwigheden te zien zijn, want sommige molens worden op bepaalde plaatsen gewoon niet ontdekt."

TOEKOMST

Voor de toekomst wil Steven voortborduren op de stevige basis die Papyrus al heeft opgebouwd. “Er zijn twee highlights voor de toekomst: snelheid en communicatie. Aan de snelheid werken we constant en dat is een continu proces. Daarnaast moeten we zo helder mogelijk communiceren. Dat proberen we te doen door vensterbelettering, thema-gebonden flyers of socialmediakanalen als Facebook en Instagram. De klant moet op een rechtlijnige manier kunnen weten waarmee we bezig zijn en waarvoor ze bij ons terechtkunnen", sluit Steven af.